PHẢI LÀM GÌ KHI SAI SỐ SEAL ĐỂ KHÔNG TỔN THẤT

Làm trong ngành vận chuyển đường biển đã nhiều năm. Chứng kiến nhiều trường hợp dở khóc dở cười vì số seal nào là viết sai số, nhầm số, thiếu chữ, seal bị cắt, seal bị rớt… do nhiều nguyên nhân.

Nên hôm nay mình viết bài viết này chia sẻ với các bạn đã, đang và chuẩn bị bước vào ngành vận chuyển container đường biển cũng như các công ty, doanh nghiệp các kiến thức về seal và làm thế nào khi sai số seal mà không Tổn thất nhiều. Các bạn hãy đọc hết bài viết này nhé.

Seal là gì ?

Phải làm gì khi sai số seal để không có tổn thất (1)

Seal được ví như là ổ khóa và container như là cái rương. Một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong giao nhận vận tải hàng container là “ nguyên container, nguyên seal” thứ hai là thuật ngữ “ Shipper’s load, count and seal”, chúng ta có thể tầm quan trọng của cái seal.

Hàng hóa vận chuyển bằng container nếu seal có vấn đề (sai số seal, seal bị cắt, seal bị rớt …) là rất nghiêm trọng về trách nhiệm hàng hóa, tính pháp lý và tính đúng đắn của hàng hóa bên trong. Và việc quy kết trách nhiệm về hàng hóa là rất khó đặc biệt là nếu hàng hóa phải kiểm hóa tại cảng nhập thì cơ quan hải quan sẽ không chấp nhận cắt seal để kiểm hóa.

Các nguyên nhân dẫn tới sai số seal ?

Phải làm gì khi sai số seal để không có tổn thất (2)

1. Nguyên nhân từ Shipper

Trường hợp 1: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất, thông thường khi đóng hàng xong vì một lý do nào đó mà shipper đã nhập số seal để gửi cho hàng tàu sai (có thể sai số, thiếu số). Một trường hợp hay sai nhất là số seal thường có phần số và phần chữ thì bên shipper chỉ gửi thông tin phần số cho hãng tàu dẫn tới trên bill chỉ thể hiện phần số.
Ví dụ: seal đúng: DTDV181201,nhưng shipper chỉ gửi cho hãng tàu số seal là: 181201
Trường hợp 2: Là hàng bị hàng bị kiểm hóa khi xuất khẩu, thông thường đóng hàng xong thì seal sẽ được bấm tại kho, nhưng khi ra đến cảng thì hàng bị kiểm hóa từ phía hải quan nước xuất, dẫn tới phải cắt seal ban đầu để kiểm hóa, sau khi kiểm hóa xong thì bấm seal mới lại nhưng shipper đã quên không cập nhập seal mới cho phía hãng tàu dẫn tới số seal trên vận đơn ( bill of lading).

2. Nguyên nhân từ công ty FWD khai Manifest

Khai manifest là việc khai báo tới cơ quan chức năng mà bên vận chuyển phải thực hiện, bao gồm các thông tin về lô hàng trong số đó có thông tin về số seal (đối với hàng FCL – full container loading). Việc nhập liệu để truyền thông tin có thể bị sai dẫn tới số seal truyền lên hệ thống hải quan không giống với số seal thực tế trên container và trên vận đơn.

a. Nguyên do cảng nhập tàu ghi sai số seal
Thường khi nhập tàu cập và giao container cho cảng thì bên nhân viên hiện trường của cảng tiếp nhận container thì kiểm tra số container và số seal thực tế trên container, thì nhân viên hiện trường sẽ nhập lại số seal và số container để đối chiếu với danh sách số container và số seal mà bên hãng tàu gửi, thì có khả năng nhập sai số seal khi nhập tàu.
b. Khai sai số seal khi khai tờ khai điện tử
Trường hợp cuối cùng là việc nhập sai số seal khi khai báo hải quan điện tử, sau khi khai tờ khai xong thì đối với hàng container thì người khai báo hải quan phải khai số container và số seal thì có thể công đoạn nhập thủ công này bị sai.

NHỮNG TÁC HẠI CỦA VIỆC SAI SỐ SEAL LÀ GÌ ?

Sai số seal dẫn tới việc khai báo số seal của người nhận hàng – consignee tới hải quan bị sai, thông tin giữa hãng tàu, người nhận hàng và cảng sẽ không thống nhất về số seal dẫn tới việc lấy container ra khỏi cảng sẽ gặp rất nhiều khó khăn, từ đó đẻ ra các hệ lụy khác đặc biệt là đối với hàng hóa phải kiểm hóa tại đầu nhập thì việc kiểm hóa sẽ rất khó khăn và thường phải kiểm tra 100% hàng hóa, thậm chí phải kiểm phối hợp hàng hóa. Đối với hàng thanh lý hải quan điện tử, thì sẽ không thanh lý tờ khai hải quan được.

Cách khắc phục sai số seal như thế nào ?

Phải làm gì khi sai số seal để không có tổn thất (3)

Thông thường sai số seal thì bên hãng tàu và bên cảng là các đơn vị sẽ biết thông tin đầu tiên nhất, và ngay khi nhập tàu mà có số seal hoặc số container bị sai thì phía cảng sẽ có biên bản sai seal nhập tàu.
Tùy theo các nguyên nhân sai số seal phía trên để có cách khắc phục cụ thể, sai ở trường hợp nào thì thực hiện ở bước đó, nếu sai tất cả các nguyên nhân kể trên thì thực hiện tất cả các bước sau:

Sai seal do shipper: Shipper phải xác nhận với hãng tàu phía đầu POL (port of loading), về việc khai báo SI (shipping instruction or shipper’s instruction), tới cho hãng tàu để xác nhận về việc số seal trên vận đơn không đúng với thực tế số seal trên container.
Khi có xác nhận về việc số seal bị sai thì bên hãng tàu tại cảng xuất sẽ gửi thông tin về cho đại lý hãng tàu tại cảng nhập về việc số seal bị sai, bên hãng tàu sẽ làm việc với người nhận hàng và sẽ xác nhận thông tin số seal trên bill bị sai với phía cảng. Sau đó lên hãng tàu xác nhận bằng văn bản và xuống dưới cảng để thực hiện các thủ tục điều chỉnh thông tin về seal, phía cảng và phía hãng tàu sẽ phải có văn bản về việc sai số seal, người nhận hàng chỉ cần mang biên bản đến cơ quan hải quan để làm các thủ tục nhập khẩu hàng bình thường.
Sai số seal do khai sai manifest: Công ty FWD phải làm điều chỉnh manifest để có thể thanh lý tờ khai hàng nhập.
Sai số seal do cảng nhập tàu sai thông tin: Việc này chỉ được biết khi thanh lý tờ khai không thực hiện được. Trường hợp này người nhận hàng chỉ cần vào gặp bộ phận phụ trách của cảng để nhập lại thông tin chính xác thì có thể thanh lý tờ khai bình thường.
Sai số seal do khai sai lúc truyền tờ khai điện tử: Việc khai sai này nếu phát hiện trước lúc tờ khai thông quan thì chỉ cần truyền sửa lại, cập nhật lại số seal và số container mới là được. Nếu sau khi tờ khai đã thông quan thì liên hệ với cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ của mình để được giúp đỡ sửa số seal đúng.

Đối với trường hợp khai sai số seal do shipper cần phải bình tĩnh giải quyết và không cần thiết phải sửa bill, vì nếu sửa bill sẽ mất phí sửa bill từ phía hãng tàu và mất phí sửa manifest tại nước nhập.

Cảm ơn các bạn đã học hết bài chia sẻ này, hi vọng các bạn trong quá trình vận chuyển không để sai số seal. Còn nếu lỡ sai thì cứ bình tĩnh giải quyết. Chúc các bạn thành công!