Như đã nói ở bài trước, SI ( Shipping instruction) là bản cung cấp thông tin chi tiết của hàng hóa nhằm phát hành vận đơn vận chuyển và thông tin hướng dẫn vận chuyển, giao hàng cho các công ty Forwarder/ Logistics.

• 

Các bạn có thể xem lại chi tiết bài viết SI là gì:

Ở bài này mình sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách đọc lập SI hàng lẻ LCL sao cho nhanh chóng, đúng nhất mà lại không bị sót thông tin dẫn đến những rắc rối không cần thiết về sau.

Cũng tương tự các chứng từ khác, mỗi công ty, tổ chức sẽ có những mẫu form SI riêng, nhưng cơ bản đều thể hiện các thông tin chính như bên:

PHẦN I: CÁC THÔNG TIN VỀ QUYỀN SỞ HỮU HÀNG HÓA

1. Số Booking: chính là công ty Forwarder.
2. ETD: dung để theo dõi và phân biệt với các lô hàng khác. Bạn cũng sẽ dùng dãy số này để làm việc với Forwarder.
3. From: Tên người gửi hàng phía cảng đi
4. To: tên bạn hoặc nhân viên bạn, người gửi yêu cầu booking cho công ty Forwarder.
5. Vessel: Tên người nhận hàng phía cảng đến.
6. Shipper: Tên nhân viên chịu trách nhiệm phát hành booking này.
7. Consignee: mã loại hình vận chuyển, ở đây là hàng LCL nên sẽ là từ kho CFS đến kho CFS
8. Notify party: cách thức thu tiền cước vận chuyển, trả ở cảng đi hay thu ở cảng đến buộc)

Những thông tin tại mục (6)+(7)+(8) là rất quan trọng với công ty bạn và công ty Forwarder/ Logistics. Nó dùng cho việc xác định giao hàng cho ai, thu tiền vận chuyển, tiền local charge từ công ty/ tổ chức nào. Những thông tin này được thể hiện trên vận đơn, và sẽ phát sinh phí chỉnh sửa nếu quá hạn.

PHẦN II: THÔNG TIN CHI TIÊT VỀ LÔ HÀNG

• 

1. PO#: Đây thường là số nội bộ theo dõi mua bán của Shipper/ Cnee
2. Description.: Mô tả chi tiết tên hàng, đặc điểm, tính chất.
3. Quantity: Số lượng, thường sẽ thể hiện số lượng outside, tức số lượng bên ngoài lớn nhất nhìn thấy được.
4. Cont/ Seal: Đối với hàng LCL sẽ không có mục này, để trống.
5. Net weight (N.W): Khối lượng hàng hóa chưa bao gồm bao bì, kiện đóng. Thường thông tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không thể hiện trên vận đơn.
6. Gross weight (G.W): Khối lượng hàng hóa gồm cả bì, thường sẽ được thể hiện trên vận đơn.
7. CBM: số khối, thường số khối này sẽ được nhân viên kho CFS đo lại, và thông tin thể hiên trên vận đơn sẽ là kết quả của kho CFS.
8. HS code:  Là mã số dùng để phân loại hàng hóa, hiện nay đi các cảng Châu Á thì chưa cần khai, hàng di EU, USA, bạn cần phải khai.

Đây là những thông tin chi tiết về hàng hóa, bạn cần phải khai đúng, khai đủ vì nó sẽ ảnh hưởng đến việc giao nhận hàng hóa giữa bạn – forwarder/ Logistics – người nhận hàng. Rủi ro thất lạc, mất hàng là một trong những rủi ro nghiêm trọng.

PHẦN III: THÔNG TIN YÊU CẦU TẠI KHO ĐÓNG HÀNG

1. Freight term: Điều khoản cước vận chuyển.

• Collect: Trả sau, Forwarder/ Logistics sẽ thu tiền từ Cnee.
• Prepaid: Trả cước, shipper sẽ là người thanh toán cho công ty Forwarder/ Logistics.

2. Loại bill: Loại bill muốn áp dụng cho lô hàng này. (Để tìm hiểu cụ thể về các loại bill vận tải, vui lòng tham khảo: ….)

3. Shipping mark:  Nhãn dán bên ngoài kiện hàng để phân biết  hàng của bạn và các chủ hàng khách. Thường bao gồm:

• Tên shipper
• Tên Consignee
• Tên hàng
• Số lượng

4. Note: Ghi chú các chỉ dẫn khác, ví dụ như: Vui lòng hold hàng đến khi nhận được thông báo từ shipper…

• 

Cũng tương tự như phần 2, phần này cũng cực kỳ quan trong. Nó là các chỉ dẫn về thanh toán cước vận tải, về việc giải phóng hàng cho Consignee. Bạn cần thật rõ ràng ở mục này, nếu có bất cứ sai sót nào, hàng có thể được các công ty Forwarder/ Logistics release cho người nhận hàng.

NOTED:

• 

• Phải chia bố cục khi lập SI thành từng phần để tránh bị rối mắt và không tập trung được những nội dung quan trọng.

• Phải phân biệt được đâu là nội dung quan trọng liên quan đến trách nhiệm của người gửi hàng và take noted thật kỹ hạn chót cho tất cả các vấn đề có liên quan đến thời gian để tránh rủi ro xảy ra dẫn đến phát sinh chi phí không cần thiết.

LUÔN CLARIFY MỌI THÔNG TIN VÀ BIẾT DEALINE CỦA NÓ LÀ KHI NÀO !!!

Và ở bài sau mình sẽ giúp các bạn giải quyết một số tình huống về thay đổi, sai xót,…trên SI và cả những rủi ro thường xảy ra nếu làm sai bước SI để các bạn có thể yên tâm tự tin xử lý mọi vấn đề liên quan nhé !!!