CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT:”NHỮNG SAI SÓT VÀ RỦI RO TRONG SI / SHIPPING INSTRUCTION HÀNG LẺ LCL”

Trong ngành vận tải:

  • Rủi ro là chuyện đương nhiên,
  • Xảy ra khi nào là chuyện ngẫu nhiên.

Khi hiểu được nguyên lý này, bạn sẽ có tâm thế vững vàng chiến đấu khi gặp phải rủi ro không may phát sinh. Tuy nhiên, nếu các bạn càng hiểu biết và chuẩn bị trước kỹ càng bao nhiêu chúng ta sẽ tránh được những vấn đề rắc rối, lộn xộn bấy nhiêu. Mà quan trọng là thời gian để các bạn xử lý sự cố bao giờ cũng tốn kém và mệt mỏi cả thể chất lẫn tinh thần không chỉ với bạn và với cả công ty Forwarder/Logistics.

Sai xót SI chỉ có thể xảy ra trong các giai đoạn:

  1. Trước Deadline SI.
  2. Sau Deadline SI.
  3. Sau khi hàng lên tàu.

PHẦN I: NHỮNG SAI SÓT KHÔNG NGHIÊM TRỌNG

1. Nếu SI được phát hiện là sai trước khi hết deadline:

Thì những thay đổi thông tin trên SI  đều có thể chỉnh sửa được mà không phát sinh chi phí cũng như phiền toái gì quá nhiều. Thời gian chỉnh sửa cũng nhanh chóng. Bao gồm các thông tin sau:

  • Shipper:
  • Consignee
  • Notify party:
  • Quantity: do bạn sai sót trong quá trình kiểm đếm, đóng hàng, làm số lượng khai SI sai với số lượng thực tế.
  • Description of goods: Bạn thêm bớt mô tả, từ chung chung sang chi tiết, thêm màu sắc, kích cỡ …, thêm các thông tin khách ngoài thông tin hàng hóa như số L/C; Hs code….
  • Shipping mark:
  • Gross weight: Hàng của bạn có thêm khối lượng của Pallet…

Tóm lại khi chưa qua deadline SI cut off  thì mọi thay đổi đều có thể xử lý trong êm đẹp được nên các bạn cứ yên tâm mà thay đổi nhé.

Nhưng dù sao đi nữa cũng hạn chế để tránh sự thiếu chuyên nghiệp trong quá trình làm việc và tốn thời gian để phải làm lại nguyên cả quy trình SI nhé.

2. Sau deadline SI cut off:

  • Trường hợp 1: Bạn phát hiện SI bị sai sau thời gian cut off time và HBL chưa được phát hành: Bạn cứ liên hệ công ty Forwarder/ Logistics chỉnh sửa.
  • Trường hợp 2: Bạn chưa submit SI sau 1-2h SI cut off time

Hiện nay đối với hàng LCL, thì thường các Forwarder/ Logistics chưa áp dụngphí SI trễ (late SI ). Do cơ bản, công ty Forwarder/ Logistics luôn cho bạn thời gian cut off sớm hơn thời gian hãng tàu cho họ từ 2-3h. Nên nếu vì sơ xuất bạn không gửi SI đúng giờ và phát hiện ra sai sót ngày trong 1-2h sau đó, thì việc xử lý cũng vô cùng đơn giản và không tốn phi.

PHẦN II:  NHỮNG SAI SÓT NGHIÊM TRỌNG

Như đã nói ở bài trước, SI là cơ sở thông tin để phát hành vận đơn, nên nhưng sai sót SI được coi là nghiệm trọng khi HBL đã được phát hành và đã quá thời gian chỉnh sửa HBL. Như vậy, rủi ro nghiêm trọng của SI sẽ là một phần nhỏ của rủi ro thuộc về HBL, nên chúng tôi sẽ trình bày kĩ trong bàì “ Những rủi ro, sai sót của HBL”

Tất cả các biện pháp xử lý tình huống cũng chỉ là bất đắc dĩ khi xảy ra sự cố mới phải gồng mình để chống đỡ. Tốt hơn nhất là chúng ta luôn chủ động kiểm soát mọi vấn đề trước khi nó xảy ra. Đặc biệt trong quá trình lập SI, vì nó liên quan đến sở hữu hàng hóa, bên được quyền nhận hàng tại đích, bên thanh toán thanh toán…

Các bạn nên để ý những vấn đề trên sau có thể chủ động phòng tránh những rủi ro trong quá trình lập SI hàng lẻ (LCL)

Biện pháp phòng ngừa:

  • Chia nhỏ các phần của SI, thể hiện các phần phải rõ ràng, chi tiết, cụ thể sát với thực tế.
  • Phải kiểm tra chéo SI với booking và các chứng từ liên quan khách như Invoice, Pacing list, Contract.
  • Lập check list đầu vào và đầu ra.
  • Nên nhờ sự tư vấn của cty Forwarder/Logistics nếu bạn không thật sự tự tin và chưa hiểu cặn kẽ toàn bộ quá trình làm chứng từ hàng xuất cũng nhưng chưa hình dung được những rủi ro gì tiềm ẩn có thể gây thiệt hại cho bạn và người mua hàng bên kia biên giới.
Đối với quản trị rủi ro thì điều tiên quyết đầu tiền đó là “ DO RIGHT IN THE FIRST TIME” và luôn luôn phải nhớ: “CHECK – RECHECH – DOUBLE CHECK !!!”

Bước tiếp theo sau khi hoàn thành bước lập SI là chúng ta sẽ phải nhận và kiểm tra thông tin HBL. Chúng ta sẽ chi tiết ở chuyên đề sau nhé các bạn !!!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *